Allmänna villkor för Bellebook

1.1 Dessa allmänna villkor ("Villkoren") gäller mellan Belleminds AB, org.nr 559547-4031, Lundagårdsvägen 27, 163 51 Spånga ("Belleminds", "vi") och den näringsidkare som skapar ett konto i Bellebook ("Kunden"). Belleminds och Kunden kallas var för sig "Part" och tillsammans "Parterna".

1.2 Avtalet mellan Parterna består av (a) Villkoren, (b) Betalningsvillkoren, (c) Personuppgiftsbiträdesavtalet med bilagor och (d) den prisuppgift som gällde när Kunden beställde abonnemanget, tillsammans "Avtalet". Vid motstridighet gäller Personuppgiftsbiträdesavtalet i frågor om personuppgifter, därefter Villkoren och därefter Betalningsvillkoren.

1.3 Bellebook är en tjänst för näringsidkare. Den som ingår Avtalet för Kundens räkning intygar att hen är behörig att företräda Kunden. Konsumentskyddande lagstiftning gäller inte mellan Belleminds och Kunden.

Tjänsten: Bellebook, den webbaserade tjänst för bokning och verksamhetsadministration som Belleminds tillhandahåller, i den omfattning som ingår i Kundens abonnemang.

Abonnemang: den nivå av Tjänsten som Kunden har valt, till exempel Starter.

Användare: en person som Kunden ger tillgång till Tjänsten, till exempel ägare eller personal.

Slutkund: en person som bokar eller tar emot Kundens tjänster via Tjänsten.

Kunddata: all information, inklusive personuppgifter, som Kunden, Användare eller Slutkunder för in i Tjänsten.

3.1 Avtalet ingås när Kunden godkänner Villkoren vid registreringen. Belleminds får neka eller avsluta en registrering om uppgifterna är ofullständiga, felaktiga eller om det finns skäl att anta att Tjänsten ska användas i strid med Avtalet.

3.2 Kunden ska ange korrekta uppgifter om företaget, organisationsnummer, kontaktperson och faktureringsadress och hålla dem uppdaterade.

4.1 Abonnemanget Starter omfattar onlinebokning av tjänster som utförs på plats, en publik bokningssida, kalender och schema, kundregister, bekräftelser och påminnelser via e-post och SMS, utskick, AI-stöd för texter och support, publicering i sociala medier upp till 150 publiceringar per månad samt en kundportal där Slutkunder kan se, boka om och avboka sina bokningar. Det exakta innehållet framgår av den produktbeskrivning som gäller vid varje tidpunkt på bellebook.io.

4.2 SMS kan omfattas av en kvot eller särskild avgift enligt prislistan.

4.3 Belleminds får vidareutveckla och ändra Tjänsten. En ändring som väsentligt försämrar Tjänsten för Kunden ska meddelas minst 30 dagar i förväg. Kunden har då rätt att säga upp Avtalet till den dag ändringen träder i kraft och betalar bara för tiden fram till dess.

4.4 Tjänsten kan kopplas till tredjepartstjänster, till exempel kalendrar och bokföringsprogram. När Kunden aktiverar en sådan koppling gäller Kundens eget avtal med den tredje parten. Belleminds ansvarar inte för tredje parts tjänster eller för hur de behandlar data.

5.1 Kunden ansvarar för att Kunden och Användarna använder Tjänsten i enlighet med Avtalet och gällande lag.

5.2 Kunden ansvarar för att inloggningsuppgifter hanteras säkert, att bara behöriga Användare har tillgång och att behörigheter tas bort när en Användare slutar. Kunden ska utan dröjsmål meddela Belleminds om obehörig användning misstänks.

5.3 Kunden är ensam part i avtalet med sina Slutkunder och ansvarar för sina egna bokningsvillkor, priser, utförandet av tjänsterna och kontakten med Slutkunder. Belleminds är inte part i något avtal mellan Kunden och en Slutkund. Kunden är näringsidkare mot sina Slutkunder och ansvarar ensam för att följa konsumentlagstiftningen i den relationen, bland annat information före bokning, ångerrätt enligt lagen (2005:59) om distansavtal och avtal utanför affärslokaler, prisuppgifter och avbokningsavgifter.

5.4 Kunden är personuppgiftsansvarig för personuppgifter om Slutkunder och Användare i Tjänsten och bestämmer ensam vilka uppgifter som samlas in, bland annat genom formulär, anteckningar och fält för allergier. Belleminds tillhandahåller verktygen men granskar inte vad Kunden registrerar. Kunden ansvarar särskilt för att (a) det finns rättslig grund för behandlingen, (b) Slutkunder får information enligt artikel 13 i dataskyddsförordningen, (c) uppgifter om hälsa eller andra känsliga personuppgifter bara registreras när det är nödvändigt och tillåtet, och (d) personnummer bara registreras när det är klart motiverat. Belleminds behandlar uppgifterna enligt Kundens dokumenterade instruktioner och ansvarar för sina egna skyldigheter enligt Personuppgiftsbiträdesavtalet och dataskyddslagstiftningen.

5.5 Kunden ansvarar för att utskick av marknadsföring via Tjänsten följer marknadsföringslagen, särskilt kravet på samtycke för marknadsföring via e-post och SMS till fysiska personer.

5.6 Kunden får inte (a) använda Tjänsten för olagligt eller kränkande innehåll, (b) försöka kringgå säkerhets- eller behörighetsskydd, (c) belasta Tjänsten på ett sätt som stör driften, (d) bakåtkompilera eller kopiera Tjänsten, eller (e) hyra ut, sälja vidare eller på annat sätt låta tredje part använda Tjänsten utanför Kundens verksamhet.

5.7 Tjänsten är inte ett journalsystem och är inte avsedd för patientjournaler enligt patientdatalagen (2008:355). Tjänsten uppfyller inte de särskilda krav som gäller för patientuppgifter enligt patientdatalagen och Socialstyrelsens föreskrifter, till exempel stark autentisering, behörighetsstyrning per patient och loggning av vem som har tagit del av uppgifter. En Kund som är vårdgivare får använda Tjänsten för bokning och administration, men inte för att dokumentera eller lagra uppgifter om patienters hälsa, vård eller behandling, varken i journaler, formulär, anteckningar eller uppladdade dokument. Gör Kunden det ändå sker det på Kundens ansvar, och punkt 11.5 gäller. Kunden ansvarar själv för de krav på dokumentation och lagring som gäller för Kundens verksamhet, till exempel att föra journal i ett eget journalsystem.

5.8 Omdömen kan bara lämnas via en personlig länk som Slutkunden får efter en bokad tid som Kunden inte har markerat som uteblivet besök. Belleminds kontrollerar alltså att varje omdöme hör till en bokning, men inte att besöket ägde rum. Kunden får inte skriva, köpa eller selektivt dölja omdömen så att de ger en missvisande bild. Belleminds får ta bort omdömen som är olagliga eller bryter mot dessa villkor.

5.9 Den som anser att innehåll i Tjänsten är olagligt, till exempel ett omdöme eller en text på en bokningssida, kan anmäla det till hej@bellebook.io eller via länken Anmäl innehåll på bokningssidan. Belleminds prövar anmälan utan onödigt dröjsmål. Om Belleminds tar bort eller begränsar innehåll får den som lämnat det veta varför. Adressen hej@bellebook.io är också Belleminds kontaktpunkt för myndigheter och användare enligt EU:s förordning om digitala tjänster (EU) 2022/2065, på svenska eller engelska.

5.10 Belleminds tillhandahåller funktioner och mallar som hjälper Kunden att uppfylla sina skyldigheter mot Slutkunder, till exempel en ångerfunktion i bokningsbekräftelsen, ångerinformation och mallar för bokningsvillkor och integritetsinformation. Funktionerna och mallarna är hjälpmedel, inte juridisk rådgivning. Kunden ansvarar för att kontrollera och anpassa dem till sin verksamhet, för sina inställningar i Tjänsten, till exempel avbokningsavgifter, och för hur Kunden hanterar ångermeddelanden och krav från Slutkunder.

5.11 Tjänstens AI-funktioner är avsedda för bokning, administration, texter och support, inte för medicinska bedömningar eller beslut om enskilda personer. Fälten för allergier, formulär och anteckningar skickas inte till AI-leverantörerna, men Belleminds kan inte kontrollera vad Kunden och Användarna skriver i fritext eller laddar upp som dokument och bilder, och sådant skickas utan fullständig filtrering. Kunden får inte skriva in eller ladda upp uppgifter om hälsa eller andra känsliga personuppgifter i AI-funktionerna och ansvarar för sådana uppgifter om det ändå sker. Kunden ska granska AI-genererat innehåll innan det används eller publiceras, och Belleminds ansvarar inte för AI-genererat innehåll som Kunden använder. Kunden ansvarar för att upplysa om att innehåll är AI-genererat när lag kräver det, till exempel bilder som liknar verkliga personer.

6.1 Belleminds ska tillhandahålla Tjänsten fackmannamässigt och med den omsorg som kan krävas av en professionell leverantör.

6.2 Belleminds strävar efter hög tillgänglighet i Tjänsten men garanterar ingen viss tillgänglighet, och avbrott ger inte rätt till vite. Planerat underhåll meddelas i förväg och förläggs i första hand till kvällar och nätter.

6.3 Support lämnas via e-post till hej@bellebook.io på vardagar klockan 9–17. Belleminds svarar normalt inom en arbetsdag.

6.4 Belleminds skyddar Kunddata med de tekniska och organisatoriska åtgärder som anges i Personuppgiftsbiträdesavtalet.

7.1 Kunden betalar avgift för sitt Abonnemang enligt Betalningsvillkoren och gällande prislista.

7.2 Belleminds får ändra avgifterna med minst 30 dagars förvarning. Kunden har då rätt att säga upp Avtalet till den dag ändringen träder i kraft.

8.1 Belleminds och dess licensgivare äger alla rättigheter till Tjänsten, inklusive programvara, design och dokumentation. Kunden får en icke-exklusiv rätt att använda Tjänsten i sin verksamhet under avtalstiden.

8.2 Mellan Parterna har Kunden rätten till Kunddata. Kunden ger Belleminds rätt att behandla Kunddata i den utsträckning som krävs för att tillhandahålla Tjänsten och i övrigt enligt Personuppgiftsbiträdesavtalet. Kunden ger också Belleminds rätt att visa Kundens namn, logotyp och bilder på Kundens bokningssida. Belleminds får också nämna Kunden som referens med namn och logotyp, om inte Kunden meddelar att den inte vill det.

8.3 Belleminds får använda anonymiserade och sammanställda uppgifter om hur Tjänsten används, som inte kan kopplas till Kunden eller till någon fysisk person, för att förbättra och utveckla Tjänsten.

8.4 Synpunkter och förslag som Kunden lämnar om Tjänsten får Belleminds använda fritt och utan ersättning.

9.1 När Belleminds behandlar personuppgifter för Kundens räkning gäller Personuppgiftsbiträdesavtalet, som är en del av Avtalet.

9.2 Belleminds är själv personuppgiftsansvarig för uppgifter om Kundens kontaktpersoner och Användare som behandlas för att administrera kundrelationen, fakturera, ge support och skydda Tjänsten. Det beskrivs i Belleminds integritetspolicy.

10.1 Parterna ska inte lämna ut den andra Partens konfidentiella information till tredje part. Skyldigheten gäller inte information som är allmänt känd, som Parten redan hade, eller som Parten måste lämna ut enligt lag, myndighetsbeslut eller börsregler.

10.2 Sekretessen gäller under avtalstiden och i tre år därefter.

11.1 Kunden ska reklamera fel i Tjänsten inom skälig tid efter att felet upptäckts, dock senast 30 dagar därefter. Belleminds ska då inom skälig tid avhjälpa felet. Om felet är väsentligt och inte avhjälps inom skälig tid har Kunden rätt till prisavdrag som motsvarar felet.

11.2 Belleminds ansvarar inte för indirekt skada eller följdskada, till exempel utebliven vinst, förlorade bokningar eller intäkter, eller skada som uppstår hos Slutkunder eller annan tredje part. Går Kunddata förlorad eller skadas på grund av fel eller försummelse hos Belleminds ska Belleminds återställa uppgifterna från senaste tillgängliga säkerhetskopia. I övrigt ansvarar Belleminds inte för förlust av data.

11.3 Belleminds sammanlagda ansvar enligt Avtalet är begränsat till ett belopp som motsvarar tolv månadsavgifter för Kundens Abonnemang, exklusive moms, enligt den prislista som gällde när den skadegörande händelsen inträffade. Det gäller oavsett hur länge Kunden har betalat. Avgifter för SMS och tilläggstjänster räknas inte in. Begränsningen gäller även krav mellan Parterna som har sin grund i behandling av personuppgifter, men begränsar inte registrerades rättigheter enligt dataskyddsförordningen.

11.4 Begränsningarna i 11.2 och 11.3 gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet.

11.5 Kunden ska hålla Belleminds skadeslös för krav från Slutkunder eller annan tredje part som beror på Kundens tjänster, Kunddata eller Kundens brott mot Avtalet, inklusive krav som rör ångerrätt, avbokningsavgifter, prisuppgifter och omdömen.

11.6 Krav ska framställas skriftligen inom sex månader från det att skadan upptäcktes eller borde ha upptäckts. Annars förloras rätten till ersättning.

En Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra en förpliktelse som beror på en omständighet utanför Partens kontroll som Parten inte skäligen kunde förutse, till exempel krig, naturkatastrof, myndighetsbeslut, omfattande störning i elförsörjning eller allmän kommunikation, eller fel hos en underleverantör som orsakats av en sådan omständighet. Om hindret varar längre än 60 dagar får vardera Part säga upp Avtalet med omedelbar verkan.

13.1 Avtalet gäller från att det ingås och löper tills vidare utan bindningstid.

13.2 Kunden får säga upp Avtalet när som helst i Tjänsten under Abonnemang. Uppsägningen gäller från utgången av den kalendermånad då den görs och kan ångras fram till dess. Uppsägningstiden är aldrig längre än två månader.

13.3 Belleminds får säga upp Avtalet med 30 dagars uppsägningstid.

13.4 Vardera Part får säga upp Avtalet med omedelbar verkan om den andra Parten väsentligt bryter mot Avtalet och inte vidtar rättelse inom 14 dagar efter skriftlig anmaning, eller om den andra Parten försätts i konkurs, inleder företagsrekonstruktion eller annars kan antas vara på obestånd.

13.5 Belleminds får helt eller delvis stänga av Kundens tillgång till Tjänsten om (a) Kunden inte betalar trots påminnelse enligt Betalningsvillkoren, (b) Tjänsten används i strid med lag eller Avtalet, eller (c) det krävs för att avvärja en säkerhetsrisk. Belleminds ska om möjligt meddela Kunden i förväg, alltid ange skälen och häva avstängningen när orsaken har upphört. Kunddata raderas inte under en avstängning.

14.1 Kunden kan när som helst under avtalstiden exportera Kunddata i ett strukturerat och maskinläsbart format (CSV eller JSON) utan extra kostnad. I 30 dagar efter att Avtalet har upphört kan Kunden begära en sådan export via hej@bellebook.io.

14.2 Om Kunden byter till en annan leverantör ska Belleminds på begäran lämna rimlig hjälp med överföringen under en övergångsperiod om 30 dagar, i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2023/2854 (dataförordningen). Avgift för byte tas inte ut.

14.3 Belleminds raderar eller anonymiserar Kunddata senast 90 dagar efter att Avtalet har upphört, om inte lag kräver att uppgifterna sparas längre. Kunden kan begära att Kunddata raderas tidigare, utom uppgifter som måste sparas enligt lag. Uppgifter i säkerhetskopior skrivs över enligt Personuppgiftsbiträdesavtalet. Det här händer efter uppsägningen:

14.4 Kunden kan exportera kundregister, bokningar, erbjudanden och omdömen som CSV, och en enskild kunds uppgifter som JSON, under avtalstiden. På bellebook.io/export finns en fullständig förteckning över vilka data som kan exporteras, i vilka format och vilka interna data som inte omfattas. Återkommer Kunden inom 90 dagar från uppsägningen finns Kunddata kvar och kontot kan öppnas igen.

15.1 Belleminds får ändra Villkoren med minst 30 dagars förvarning via e-post till Kundens registrerade adress. Kunden som inte godtar ändringen får säga upp Avtalet till den dag ändringen träder i kraft.

15.2 En ändring som krävs av lag eller myndighetsbeslut får börja gälla tidigare om det är nödvändigt.

Belleminds får överlåta Avtalet till ett bolag i samma koncern eller till den som förvärvar Belleminds verksamhet eller den del som Tjänsten tillhör. Kunden får överlåta Avtalet med Belleminds skriftliga samtycke.

Meddelanden enligt Avtalet skickas via e-post till Kundens registrerade adress respektive till hej@bellebook.io. Ett meddelande anses ha kommit fram nästa arbetsdag efter att det skickades.

Svensk lag gäller för Avtalet. Tvister ska avgöras av allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.