Fem sätt att driva ett bokningsdrivet bolag

Tidsbokning: en tid hos en person

Den vanligaste formen. Kunden bokar en tid hos någon som ska utföra den — en behandling, en klippning, ett besök. Det knappa är personens tid.

• Bokningen tar personens tid direkt — ingen kan dubbelbokas
• Bekräftelsen går ut med en gång, påminnelsen dagen innan
• Den som tar emot ser tidigare besök och anteckningar före kunden kommer
• Behandlingen ligger som färdig order i kassan när det är dags att betala

Pass: en plats i något som redan är inbokat

Här bokar kunden inte en person utan en plats — i ett gruppass, en kurs, en termin eller på en bana. Det knappa är kapaciteten.

• Platsen dras av kapaciteten direkt, och fullt är fullt
• Väntelistan fyller platsen som avbokas, utan att någon ringer runt
• Ledaren ser deltagarlistan i mobilen — ingen utskriven lista i fikarummet
• Utrustning kan hängas på samma bokning och blockeras i tid

Möten: på plats eller på länk

Rådgivning, konsultationer och uppföljningar. Kunden väljer själv när hon bokar, och rätt uppgifter följer med bekräftelsen — adressen eller länken.

• Kopplar ni er Microsoft- eller Google-kalender skapas möteslänken automatiskt, i Teams eller Google Meet
• Länken följer med bekräftelsen — ingen skickar kalenderinbjudningar för hand
• Tidigare möten och anteckningar ligger vid bokningen, inte i en mejltråd
• Mötet ligger som order när ni är klara — ta betalt direkt eller fakturera

Jobb och arbetsordrar: kundens del och er del

Verkstad och service fungerar annorlunda, för bokningen är bara början. Något lämnas in, ett arbete utförs och något hämtas. Kunden har sin del av jobbet — beskriva felet, komma i tid, hämta — och ni har er.

Arbetsordern är platsen där de två delarna möts. Där står vad kunden sagt, vad ni hittat, vad som gjorts och vad det kostade — och den följer bokningen hela vägen fram till kvittot.

• Inlämningen bokar både tiden och den som ska göra jobbet
• Arbetsordern bär felbeskrivningen, så kunden slipper förklara en gång till
• Jobbet och delarna ligger som rader; ordern blir kvitto vid avhämtning
• Kunden får besked när det är klart i stället för att ringa och fråga

Uthyrning: timme, dag eller period

Här är det inte en person som är knapp resurs utan saken — maskinen, båten, lokalen, släpet. Bokningen har två ändar: utlämningen och återlämningen.

• Resursen blockeras i kalendern, med buffert för återställning om ni vill
• Utlämning och återlämning kvitteras i appen — ni ser vad som är ute och vad som är sent
• Depositionen ligger kvar tills återlämningen är kvitterad
• Hyresavtalet hör till resursen och följer varje uthyrning

De två kalendrarna

Det som gör att formerna kan bo i samma plattform är att Bellebook har två kalendrar, inte en. Personalkalendern är varje persons dag. Driftkalendern är sakerna: rum, stolar, maskiner, banor, fordon.

Behöver en bokning både en person och en plats tas båda i samma bokning. Samtidigt. Dubbelbokning går inte, för resursen finns bara en gång.

Skillnaden mot att lägga in rummen som låtsaspersonal i en enda kalender är att resurser har egna regler. En resurs kan behöva buffert mellan bokningar, den kan hyras ut för sig, och den kan bära sitt eget avtal med garanti och inställelsetid.

• Salongen som hyr ut stolar: stolen är en resurs, klippningen en tid hos en person
• Verkstaden med två lyft: lyften begränsar dagen lika mycket som mekanikern
• Kliniken med behandlingsrum: rummet bokas tillsammans med behandlaren
• Uthyraren med utrustning: utrustningen är i praktiken hela bokningen

Samma bokning sätter allt i rörelse

Vilken form ni än använder är det en enda händelse som startar kedjan, och allt nedanför följer av den.

De flesta verksamheter använder mer än en form, och det är ofta där tillväxten ligger. En klinik som börjar hålla kurser. En verkstad som hyr ut släp. En padelhall som säljer träning vid sidan av banorna. Det behövs inget nytt system för det — bara en annan form på bokningen.

Det är därför vi kallar det en plattform och inte en verktygslåda. Ni väljer form efter hur ni faktiskt arbetar, inte tvärtom.

• Kassan har ordern färdig när kunden ska betala
• Personalens timmar blir tidrapport och löneunderlag utan omräkning
• Kvittot blir dagsavslut och bokföringsunderlag — SIE-filen går till ert bokföringsprogram, medan bank, momsdeklaration och bokslut ligger kvar där de ligger
• Belle läser alltihop och föreslår nästa steg — ni godkänner